El acta de entrega de un inmueble arrendado protege al propietario cuando existe otro documento con el cual compararla: el inventario de entrada, firmado el día en que el arrendatario recibió el inmueble. Son dos documentos distintos, uno al comienzo y otro al final del contrato, y valen lo que valga la comparación entre ambos. Ninguna norma obliga a levantar el inventario, pero el Código Civil hace que, sin él, el propietario pierda la referencia para reclamar daños.
Esta guía explica qué registra el inventario, cómo se documenta para que sirva de prueba, cómo se distingue el deterioro natural del daño y qué se hace el día de la entrega. Como la Ley 820 de 2003 prohíbe exigir depósitos en la vivienda urbana, el inventario y el acta son, junto con el seguro, buena parte de la protección del propietario frente a los daños.
Inventario de entrada y acta de entrega: para qué sirve cada uno
El inventario de entrada describe el estado del inmueble cuando el arrendatario lo recibe: espacio por espacio, con fotos, lecturas de los contadores y relación de llaves. El acta de entrega se firma cuando el arrendatario devuelve el inmueble y registra en qué estado lo devuelve. Algunos formatos la llaman carta de entrega del inmueble arrendado; el nombre importa menos que el contenido.
La Ley 820 de 2003 pide acordar qué se entrega, pero no en qué estado. Su artículo 3 exige que las partes del contrato de arrendamiento se pongan de acuerdo, entre otros puntos, en la «relación de los servicios, cosas o usos conexos y adicionales», que es una lista y no una descripción del estado del inmueble. Lo que sí está en la ley es la obligación del arrendador: el artículo 8 le exige entregar el inmueble «en buen estado de servicio, seguridad y sanidad».
El argumento a favor del inventario está en el Código Civil. El artículo 2005 obliga al arrendatario a restituir el inmueble «en el estado en que le fue entregada, tomándose en consideración el deterioro ocasionado por el uso y goce legítimo», y añade: «Si no constare el estado en que le fue entregada, se entenderá haberla recibido en regular estado de servicio, a menos que pruebe lo contrario». Sin un inventario firmado, el punto de partida deja de ser el inmueble recién pintado que el propietario recuerda haber entregado y pasa a ser un inmueble en regular estado, que es la referencia menos favorable para reclamar daños.
El mismo artículo reparte la carga de la prueba en sentido contrario para lo que ocurra durante el contrato: «En cuanto a los daños y pérdidas sobrevenidos durante su goce, deberá probar que no sobrevinieron por su culpa, ni por culpa de sus huéspedes, dependientes o subarrendatarios, y a falta de esta prueba será responsable». Esa regla favorece al propietario, pero solo opera si se puede mostrar que el daño apareció durante el arriendo, y para eso hace falta saber cómo estaba el inmueble al inicio.
Qué debe incluir el inventario del inmueble arrendado, espacio por espacio
Un buen inventario describe cada espacio por separado y con palabras concretas: «buen estado» dice poco cuando hay desacuerdo, y «pared de la alcoba principal con dos perforaciones de chazo tapadas» dice exactamente qué se entregó. Esta lista sirve como base para armar el formato de inventario del inmueble arrendado.
| Elemento | Qué se registra |
|---|---|
| Pisos | Material, fisuras, piezas sueltas o despicadas, manchas y rayones |
| Paredes y techos | Color y estado de la pintura, perforaciones, humedades, fisuras y manchas |
| Puertas y cerraduras | Funcionamiento, bisagras, chapas, golpes y número de llaves de cada puerta |
| Ventanas | Vidrios, marcos, rieles, mallas y cortinas o persianas si se entregan |
| Baños | Sanitario, lavamanos, ducha, grifería, divisiones, sellos y espejos |
| Cocina | Mesón, gabinetes, estufa, horno, campana, lavaplatos y grifería |
| Electrodomésticos y equipos | Marca, estado y funcionamiento al encenderlos |
| Luminarias e instalaciones eléctricas | Interruptores, tomas, lámparas y bombillos que funcionan |
| Llaves y controles | Llaves por puerta, controles y tarjetas de acceso |
| Contadores | Lectura de agua, energía y gas, con foto del medidor el mismo día |
Las lecturas de los contadores permiten separar los consumos de un arrendatario y del siguiente, de modo que el último recibo se liquide con exactitud y no quede una cuenta abierta a cargo del propietario.
Fotos, fechas y firmas: lo que convierte el acta en prueba
Cuando hay desacuerdo, lo que se discute es si un daño ya existía cuando el arrendatario recibió el inmueble. El registro fotográfico por espacio, la firma de ambas partes y una copia para cada una permiten que el inventario resista esa discusión.
Las fotos funcionan mejor en dos niveles, una toma general de cada ambiente y tomas de detalle de lo que ya tiene algún defecto, con la fecha de captura conservada en el archivo y enviadas ese mismo día a las dos partes por correo electrónico. Las fotos de salida se toman desde los mismos ángulos y en el mismo orden de espacios, para que la comparación se vea sin explicarla.
La firma de las dos partes al final del inventario, con referencia al número de fotos anexas, deja constancia de que el arrendatario recibió el inmueble en el estado descrito. Si el contrato tiene codeudor, es una buena práctica incorporar el inventario como anexo del contrato que él también firma. Cada parte se queda con una copia firmada, porque un inventario que solo conserva el propietario se discute con más facilidad.
Deterioro natural o daño: dónde está la línea
La regla legal está en el numeral 2 del artículo 9 de la Ley 820 de 2003. El arrendatario debe cuidar el inmueble y, «en caso de daños o deterioros distintos a los derivados del uso normal o de la acción del tiempo y que fueren imputables al mal uso del inmueble o a su propia culpa, efectuar oportunamente y por su cuenta las reparaciones o sustituciones necesarias». Lo que produce el uso normal y el paso del tiempo no corre por su cuenta, mientras que lo que produce el mal uso o la culpa sí.
El Código Civil precisa el criterio desde los dos lados. El artículo 1998 pone a cargo del arrendatario las reparaciones locativas, que define como las que «según la costumbre del país son de cargo de los arrendatarios» y las de los deterioros «que ordinariamente se producen por culpa del arrendatario o de sus dependientes, como descalabros de paredes o cercas, albañales y acequias, rotura de cristales». El artículo 1999 extiende esa responsabilidad a la culpa de su familia, huéspedes y dependientes. Del lado del propietario, el artículo 1985 le deja las reparaciones necesarias, y también las locativas cuando el deterioro proviene de fuerza mayor, caso fortuito o mala calidad de la cosa arrendada.
En la práctica, la línea se traza caso por caso. La tabla reúne ejemplos que sirven como criterio de trabajo al comparar el acta con el inventario; es una guía práctica y no una regla legal, porque cada caso depende del contrato y de lo que se pueda probar.
| Elemento | Suele ser deterioro natural | Suele considerarse daño |
|---|---|---|
| Pintura | Color opaco o desgastado por el tiempo, marcas leves en zonas de roce | Manchas, rayones, dibujos, perforaciones sin tapar, cambio de color sin autorización |
| Pisos | Brillo gastado en zonas de paso | Baldosas rotas por golpes, quemaduras, rayones profundos por arrastre de muebles |
| Puertas y cerraduras | Bisagras flojas o chapas duras por el uso | Puertas forzadas o golpeadas, cerraduras rotas, llaves perdidas |
| Ventanas | Rieles con desgaste, empaques resecos | Vidrios rotos, que el artículo 1998 menciona de forma expresa |
| Baños y cocina | Sellos envejecidos, grifería con desgaste de uso | Grifería o loza rota, gabinetes dañados por fugas que no se reportaron |
| Electrodomésticos | Desgaste por funcionamiento normal | Fallas por golpes, mal uso o reparaciones hechas sin autorización |
La duración del contrato también pesa: un arriendo de cuatro años deja más desgaste que uno de un año, y exigir que el inmueble vuelva idéntico desconoce la referencia al «uso y goce legítimo» del artículo 2005. La discusión razonable es si lo que registra el acta corresponde al tiempo transcurrido o a un hecho puntual, y para resolverla están las fotos fechadas del inventario.
El día de la entrega del inmueble, paso a paso
La entrega cierra el contrato, sea porque se cumplió el término o por una terminación anticipada. El preaviso y las indemnizaciones de la terminación del contrato se explican en otra guía; esta sección cubre el día de la devolución.
- Recorrido con el inventario de entrada. Propietario y arrendatario recorren juntos el inmueble en el orden del inventario y comparan cada espacio con lo registrado y con las fotos.
- Lecturas y paz y salvo. Se toman las lecturas finales de los contadores y se pide la constancia de pago de los servicios públicos y de las expensas comunes, cuando el contrato las pone a cargo del arrendatario, como prevé el numeral 3 del artículo 9 de la Ley 820 de 2003.
- Llaves y controles. Se devuelven todas las llaves y controles relacionados en el inventario. El artículo 2006 del Código Civil incluye la entrega de las llaves como parte de la restitución.
- Registro de diferencias. Todo lo que no coincide con el inventario se anota en el acta con su descripción y su foto, sin calificarlo todavía como daño o como desgaste.
- Firma del acta. Ambas partes firman y cada una se queda con una copia, con las fotos de salida anexas.
Si el recorrido muestra faltantes o daños, el arrendatario puede repararlos antes de firmar, en una fecha acordada, o las partes pueden firmar un acuerdo escrito que diga qué se repara, quién lo hace, cuánto cuesta y en qué plazo se paga. Una salvedad vaga, del tipo «se revisará después», deja la discusión abierta y sin fecha.
Si el arrendatario no firma el acta o hay daños
La Ley 820 de 2003 prohíbe el depósito para cubrir daños en la vivienda urbana. Su artículo 16 impide exigir «depósitos en dinero efectivo u otra clase de cauciones reales», también de forma indirecta, en documento aparte o con otro nombre; la excepción son las garantías a favor de las empresas de servicios públicos del artículo 15. El propietario no tiene un dinero retenido del cual descontar los daños y debe reclamarlos.
Cuando el arrendatario se niega a firmar, conviene levantar el acta de todas formas, con la descripción y las fotos de salida, anotar que no quiso firmar y, si hubo un tercero presente, pedirle que firme como testigo. Luego se le envía el documento a la dirección de notificaciones que figura en el contrato, que según el artículo 12 de la Ley 820 de 2003 conserva su validez mientras no se informe un cambio.
Con los daños documentados, el propietario puede buscar un acuerdo directo por escrito, reclamar ante la aseguradora si el contrato tiene un seguro de arrendamiento con amparo de daños, o cobrar por conciliación o por vía judicial. El seguro responde según el amparo contratado, y no todas las pólizas incluyen daños al inmueble. En todos los casos, la base de la reclamación es la comparación entre el inventario y el acta, y por ninguna de esas vías se cobra el deterioro natural ni un daño que el inventario de entrada ya registraba.
Inventario y entrega con Casarriendos en Barranquilla
Casarriendos administra arriendos en Barranquilla desde 2004, y en sus contratos de administración el inventario inicial y la verificación de la entrega van incluidos: el inmueble se recibe y se compara con lo que se entregó, para que vuelva en las mismas condiciones, salvo el deterioro natural. Ambos hacen parte de una gestión que va de la promoción del inmueble y el estudio del arrendatario a la atención de requerimientos y la desocupación.
Es la respuesta a una objeción frecuente, la de que una administración solo sirve para conseguir arrendatario. Como lo explica Diana Sampayo, de Casarriendos: «La mayoría de inconvenientes en los arriendos no ocurren al inicio, sino durante la ejecución o al momento de la entrega del inmueble». El propietario que contrata solo la póliza conserva esa parte del trabajo: levanta el inventario, atiende al arrendatario y recibe el inmueble al final.
Preguntas frecuentes
¿Quién paga la pintura al entregar el inmueble arrendado?
Depende del estado en que se devuelva y de lo que diga el contrato. El desgaste de la pintura por el uso normal y el paso del tiempo no corre por cuenta del arrendatario (artículo 9, numeral 2, de la Ley 820 de 2003 y artículo 2005 del Código Civil); las manchas o perforaciones causadas por mal uso sí. Una cláusula del contrato sobre pintura se lee junto con esas normas, y ante una duda sobre su alcance conviene consultar a un abogado.
¿Hay que hacer el acta de entrega en notaría?
No. Ninguna norma exige el inventario ni el acta de entrega, y por lo tanto tampoco que se firmen ante notario. Lo que les da valor como prueba es que describan el estado con detalle, lleven fotos fechadas y estén firmados por las dos partes, con una copia para cada una.
¿Qué pasa si no se hizo inventario de entrada?
Se aplica la presunción del artículo 2005 del Código Civil: si no consta el estado en que se entregó el inmueble, se entiende que el arrendatario lo recibió en regular estado de servicio, salvo prueba en contrario. El reclamo por daños se mide entonces contra esa referencia. Otras pruebas del estado inicial, como fotos fechadas o comunicaciones de la época, pueden servir, y su peso depende de cada caso.
Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría de un abogado sobre su caso particular. Normas citadas vigentes al 3 de noviembre de 2026.
